Concentrate all your thoughts upon the work at hand. The sun´s rays do not burn until brought to a focus.”  

Alexander Graham Bell

Die Grundlage für ein dein eigenes produktives System ist zu wissen für was man das macht. Kenne dein Warum?, Wie? und Was?.

Wenn es darum geht die eigene Produktivität zu steigern, um am Ende des Tages mehr Zeit für die eigenen Leidenschaften zur Verfügung zu haben, gibt es viele Wege und Abzweige auf dem steinigen Weg zu mehr Zeit.  Für mich war es ein steiniger Weg an deren Ende eine große Überraschung auf mich wartete: WOW – so viel schaffst du an einem Tag. Es soll in diesem Artikel nicht darum gehen wie ich meine Effektivität steigern kann oder ich jedes einzelne Programm erkläre (das kommt nach und nach inkl. Videos), sondern wie ich ein System aufbaue, auf das ich mich verlassen kann und ich genau weiß, wo ich was finde. Idealerweise an einem Ort. Aber fangen wir von vorne und ganz konkret an: Welche Aufgaben habe ich eigentlich als Lehrer?

Ok – öffnen wir kurz die Büchse der Pandora und halten gleich zum Anfang fest: Die Liste ist und kann nicht vollständig sein. Neben dem offensichtlichen, dem Unterrichten und den Unterricht vorbereiten, kommen noch hinzu: Elterngespräche, Schülergespräche, Informationen und Nachfragen von Eltern und Schülern hauptsächlich per Mail, Anfragen und Abfragen von Kolleginnen und Kollegen, Aufgaben durch die Schulleitung, Terminabsprachen, Planung Elternabend, Planung Klassenfahrt,…. – beenden wir das hier und probieren eine kleine, aber feine Zusammenfassung zu finden.

Im Tagesverlauf erhalte ich hauptsächlich per Mail aber auch zwischen den Gängen unterschiedlichste Anfragen und Informationen. Somit wären die ersten Bereiche, aus denen ich Aufgaben ziehe bzw. diese verwalte, die Mail und mein ToDo-System (siehe Things3 Artikel und Video). Als Nächstes arbeite ich die Informationen/Aufgaben ab bzw. recherchiere weitere Inhalte. Zu guter Letzt bleibt noch der große Bereich Unterricht planen und organisieren.

Probieren wir es noch etwas mehr einzudampfen und zu ordnen:

  • Aufgaben ausführen und erhalten – Mails
  • Aufgaben planen und strukturieren – Things3 (ToDo App)
  • Inhalte behalten und an Aufgaben arbeiten – Notion
  • Alternative bzw. Ergänzung: speichern, planen und wiederfinden – Ordnerstruktur

Somit habe ich jeden Arbeitsbereich mit einem einzigen Tool besetzt. 

Schauen wir uns kurz die einzelnen Bereiche an:

Mails: Setz dir Zeiten, an denen du deine Mails bearbeitest und lasse dich nicht von deinen Mails während anderer Arbeiten ablenken. Den effektiven Umgang mit Mails habe ich hier genauer dargestellt.

Things3 (ToDo App): Alles was dir an Aufgaben, Ideen und wichtigen Gedanken über den Weg läuft landet in Things3. In diesem Artikel und Video habe ich dargestellt wie man sich ein System aufbaut, dass den Kopf frei macht.

Notion: Dein zweites Gehirn, deine Sammelbox für Inhalte, dein Tool zum Abarbeiten ist Notion. Hier landet alles, was dich betrifft und was du nicht mehr vergessen willst. Hier kannst du auch all deinen Unterricht planen und darstellen

Alternative: Ordnerstruktur: Wer sich nicht in die Hände eines einzelnen Programmes begeben möchte, kann anstelle von Notion ein geeignetes Ordnersystem auf seinem Computer anlegen. Leg dir eine Struktur auf deinem Computer an womit du alles wieder findest, ohne lange zu suchen. Ich habe auf meinem Computer in dem Ordner Schule verschiedenste Unterordner, die mich zu den einzelnen Aufgabenbereichen in meinem Schulalltag führen.

Gehen wir das System einmal an einem konkreten Beispiel durch: Planung einer Klassenfahrt!

Bei allen Klassenfahrten, welche ich organisiert habe (es waren ausschließlich Abschlussfahrten), waren die Schülerinnen und Schüler von Anfang bei der Organisation involviert. Es ist ja schließlich ihre Klassenfahrt. 

  1. Die sich aus diesem Unterfangen ergebenen ToDo´s habe ich alle in Things3 festgehalten. Da sich mehrere ToDo´ (beispielsweise Angebot einholen, Abstimmung, Anfrage beim Veranstalter bezüglich Sonderwünsche, Info Eltern, …)  aus der Planung einer Klassenfahrt ergeben habe ich es als Projekt in Things3 angelegt.
  2. Am Anfang wurde sich auf ein grobes Reiseziel geeinigt. 
  3. Dann ging es darum Angebote einzuholen. Hierbei habe ich immer ein Planungsteam, meistens bestehend aus Klassensprecher und stellv. Klassensprecher, in die Pflicht genommen ebenfalls Angebote einzuholen. Nach der Recherche im Netz und möglichen Anfragen an die Veranstalter wurde eine erste Auswahl erstellt. Die grobe Auswahl habe ich in Notion festgehalten. Alle zu den Angeboten zugehörigen Mails haben eine Markierung im Mailprogramm erhalten, so dass ich alles schnell und einfach wiederfinden kann.  
  4. Nachdem sich die Klasse auf ein Angebot geeinigt hat, wird die Organisation konkreter. E-Mails, welche nichts mit der konkreten Fahrt zu tun haben, werden aus der Markierung entfernt. 
  5. Neue Aufgaben, die sich jetzt ergeben, beispielsweise Elternschreiben, Packlisten, Geldeingang kontrollieren, werden in Things3 als ToDo´s erstellt. Die dazugehörigen Schreiben habe ich in Word erstellt und in Notion gesammelt. 
  6. Als Alternative zu Notion, aber auch als Ergänzung, kann eine Ordnerstruktur auf dem PC genutzt werden. Hierbei empfiehlt es sich Unterordner zu erstellen, damit eine gute Übersicht gewahrt wird. 

Keep it simple! – bau dir ein einfaches System auf und bleib bei diesem System.